1　保存期間は第1種(長期)、第2種(10年)、第3種(5年)、第4種(3年)及び第5種(1年)と区分いたしますが、原則を示したものでその内容により今後上越地域消防事務組合の歴史等を調査する場合貴重な資料となるもの、当分の間、保存した方が事務の参考となる資料等については、その件名にこだわらず保存してください。

2　保存文書には、背表紙及び表紙に保存種別を明記して整理保存してください。

3　廃棄する場合は、主管係長以上の内容点検を受け、処置するものとする。

4　保存文書は当該保存文書を所管する本部各課、各消防署において保存するものとする。ただし、各分遣所において事務の参考となる資料については、その間、分遣所において保管するものとする。

5　保存種別ごとの文書の件名は、別記のとおり。

6　文書綴名は、各課署所により異なる場合がありますので、内容より判断してください。また、課、署及び所により備える必要のない綴もありますので念のため申し添えます。

7　原簿の写し等については、保存種別を一つ下げて保存する等実情に即して運用してください。

第1種

(長期)

1　議会関係

会議録綴

議会協議会綴

議会議決書送付綴

組合議会選挙関係綴

組合議会役員名簿

2　監査関係

事務引継綴

3　公平委員関係

事務引継綴

4　総務関係

組合設立許可綴

広域消防発足までの経由綴

組合規約改正関係綴

条例原簿

規則原簿

訓令原簿

本部訓令原簿

通達運用綴で重要なもの

専決処分書綴

公印台帳

叙位、叙勲関係綴

訴訟関係綴

管理者等事務引継書

財産の取得、処分、管理及び契約等に関する重要なもの

財産台帳

長期契約台帳

重要な工事設計綴

補助起債関係で重要なもの

重要な工事計画及び実施に関するもの

重要な統計に関するもの

辞令原簿

人事台帳原簿

職員の任免、賞罰その他人事に関するもので重要なもの

表彰・顕彰受賞者原簿

例規類集交付原簿

庁内報発行原簿

各種沿革誌に類するもの

5　消防関係

警防活動報告書綴

事故報告書綴(上越地域消防事務組合警防規程(平成21年上越地域消防事務組合訓令第1号)第65条によるもの)

火災防ぎょ検討会記録簿

災害関係綴

気象観測記録簿

無線局免許原簿

消防専用電話契約関係綴

無線免許関係綴

救急速報綴

6　予防関係

火災報告書綴

建築同意処理簿

遠隔通報承認台帳

防火対象物台帳

防火管理者受講者名簿

表示ラベル交付台帳

表示・公表関係綴

危険物施設台帳

予防規程認可台帳

危険物施設災害事故報告書

危険物許可番号簿

危険物完成検査番号簿

危険物仮使用承認簿

危険物タンク検査番号簿

危険物廃止番号簿

少量危険物タンク検査番号簿

石油コンビナート関係綴

例規に関する綴(予防・危険物)

7　その他必要と認めるもの

第2種

(10年)

1　監査関係

委員綴

監査関係綴

2　公平委員関係

委員綴

委員関係綴

3　総務関係

公印の調製関係綴

告示簿

職員採用関係綴

身元引受書及び宣誓書

地方公務員災害補償関係綴

職員共済事業関係綴

各種証票交付簿

交通事故関係綴

貸与品台帳

組合負担金関係綴

国・県補助金関係綴

起債関係綴

備品台帳

各種工事関係綴

庁舎竣工式関係綴

予算差引簿

支出命令印鑑簿

検収調書

短期契約綴

出納員領収印台帳

一般会計及びこれに関連のある出納関係書類

給料、諸手当等の支給簿及び関係書類

事故関係綴(組合有物件関係)

4　消防関係

機関台帳

公設消火栓台帳

私設消火栓台帳

公設防火貯水槽台帳

私設防火貯水槽台帳

公設消火栓一覧表綴

私設消火栓一覧表綴

公設防火水槽一覧表綴

私設防火水槽一覧表綴

濠、プール、河川等自然水利台帳

主要消防対象物警防計画綴

石油化学工業地帯防災資機材整備関係綴

消火原液受払簿

無線従事者報告書綴(資格取得異動等)

無線検査簿

救急病院(診療所)台帳

消防演習関係綴

救急統計関係綴

救急月報綴

救急関係綴

救急器具材料台帳

5　予防関係

火災統計・資料綴

違反処理簿

建築同意調査書綴

危険物施設廃止台帳

危険物施設廃止届出

完成検査前検査申請書

6　その他必要と認めるもの

第3種

(5年)

1　議会関係

文書収発簿

議会関係綴

2　総務関係

条例・予算県知事送付綴

文書収発簿

庶務関係綴

表彰関係綴

共済組合関係綴

職員の健康管理関係綴

予算配当綴

物品購入伺綴

各種講習会・研修会関係綴

出勤簿、出張伺、休暇願、旅行届、勤務状況報告書、勤務日誌、住所届、学歴・資格届

待機宿舎関係書類

3　消防関係

年間整備計画実施表綴

警防訓練実施月報及び集計一覧表綴

機関集計簿

消防関係綴

消防係日誌綴

消防警戒区域許可書交付者名簿

消防警戒区域立入許可書交付申請書綴

消防警戒区域立入許可書紛失届綴

消防警戒区域立入許可書書換・再交付申請書綴

消防大会関係綴

防災訓練綴

月分無線電話交信状況報告書綴

通信機械故障報告書綴

無線業務日誌綴

通信関係綴

電波関係綴

救急出動報告書綴

消毒実施表綴

無線一般関係綴

4　予防関係

予防関係綴

証明関係申請受付兼手数料収納簿

証明関係手数料領収済通知・銀行払込受領綴

り災証明に関する綴

危険物関係綴

LPG関係綴

危険物製造所等申請受付兼手数料収納簿

危険物手数料領収済通知・銀行払込受領綴

少量危険物申請受付兼手数料収納簿

危険物保安監督者綴

危険物規制事務調査書綴

5　その他必要と認めるもの

第4種

(3年)

予防関係

防火安全に関する意見書交付綴

火災予防運動関係綴

建築通知書綴

危険物仮貯蔵・仮取扱い承認簿

第5種

(1年)

第1種から第4種までに該当しないもので、1年間の保存が必要と認められるもの