(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるものを除くほか、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び作成の原則)

第3条　文書は、全て正確かつ速やかに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(文書の持ち出しの禁止)

第3条の2　文書は、課長又は所長の許可を受けなければ、庁外に持ち出してはならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、本市における文書事務を総括する。

(課長及び所長の職務)

第5条　課長及び所長は、その所属における文書事務が適正かつ速やかに行われるように留意し、常にその指導に努めなければならない。

(文書主任及び文書副任の設置)

第6条　課及びグループに文書主任及び文書副任各1人を置く。ただし、総務課長が必要と認めるときは、上越市行政組織規則第8条各項に規定する機関(第2条第7号イに定める機関を除く。次項において「機関」という。)に文書主任及び文書副任各1人を置くことができる。

(文書主任及び文書副任の職務)

第7条　文書主任は、課長又は所長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(木田庁舎に到達した文書の収受及び配布)

第8条　課に直接到達した紙文書を除き、木田庁舎に到達した紙文書は、総務課で収受し、次のとおり処理する。

(総合事務所に到達した文書の収受及び配布)

第8条の2　グループに直接到達した文書を除き、総合事務所に到達した文書は、総務・地域振興グループが前条の規定に準じて処理するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の処理)

第9条　総合行政ネットワーク文書は、第8条の規定にかかわらず、総務課で受信し、次のとおり処理する。

(特殊文書の取扱い)

第10条　木田庁舎に到達した金券、有価証券、書留等(以下「書留等」という。)は総務課が、総合事務所に到達した書留等は総務・地域振興グループが金券等収受送達簿に所要事項を記載の上、主管課又は主管グループに配布する。

(配布文書の受領等)

第11条　配布された紙文書(以下「配布文書」という。)は、文書主任が受領するものとする。この場合において、誤った配布文書があるときは、速やかに木田庁舎にあっては総務課に、総合事務所にあっては総務・地域振興グループに回付しなければならない。

(文書管理システムによる収受登録を要しない文書)

第12条　次に掲げる配布文書等は、文書管理システムによる収受登録を要しないものとする。

(受付印を要する文書)

第13条　前条第4号及び第5号に掲げる文書は、その余白に受付印(第2号様式)及び文書主任の認印を押印し、文書収発簿に所要事項を記載するものとする。ただし、定期刊行物、はがき等で軽易なもの及び同一の案件で一時に多数の収受をする文書については、文書主任の認印の押印及び文書収発簿への記載を省略することができる。

(配布文書等の処理)

第14条　配布文書等は、原則として即日処理に着手することとし、処理期限のあるものは必ずその期限までに処理しなければならない。

(配布文書等の緊急処理)

第15条　配布文書等のうち緊急を要し、かつ、重要と認められる文書は、部長、課長又は所長自ら副市長を経て市長の指示を受けなければならない。

(供覧処理)

第16条　配布文書等で起案を要しないものは、文書管理システムの供覧機能により、課長等に回覧するものとする。ただし、紙文書により供覧するものについては、当該文書の余白に「供覧」と記載し、課長等に回覧するものとする。

(起案)

第17条　事案の処理は、原則として、文書管理システムによる起案によって行わなければならない。

第18条　起案者は、文書管理システムにより、又は起案用紙に保存期間、情報公開の判定その他の必要な事項を表示しなければならない。

第19条　削除

(回議及び合議の順序)

第20条　起案文書は、起案者から順次上位の職にある者に回議し、他の課又はグループに関係する文書は、同一部内、他の部の順に合議するものとする。

(同時合議)

第21条　事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議すべき部、課及びグループが多い場合には、前条の規定にかかわらず、部内、課内及びグループ内の意見調整を済ませた後、関係者に同時合議を要請し、会議をもち、合議することができる。

(合議に対する意見)

第22条　合議を受けた事項に異議のないときは、直ちに回付しなければならない。

(例規審査)

第23条　起案文書のうち、次に掲げるものは、上越市例規審査委員会規程(昭和46年上越市訓令第5号)の定めるところにより審査を受けなければならない。

(印刷)

第24条　多量に発送すべき紙文書は、原則として総務課で印刷をするものとする。

(公印及び契印)

第25条　発送する文書は、次に掲げるものを除き、公印を省略するものとする。

(電子署名の付与)

第26条　前条の規定にかかわらず、電子文書交換システムにより送信しようとする文書には、電子署名を付与するものとする。

(発送手続等)

第27条　文書又は物品を発送しようとするときは、紙文書にあっては宛先等及び発信課名又は発信グループ名を明記した封筒に入れ、封かんし、物品にあっては必要な包装をし、別に定める時間までに総務課又は総務・地域振興グループに回付しなければならない。この場合において、速達、書留、親展等にあっては、その旨を表示しなければならない。

(文書の多量発送の通知)

第28条　一時に多量の紙文書を発送しようとするときは、その前日までに総務課又は総務・地域振興グループに通知しなければならない。

(証明願出の処理)

第29条　証明に関する書類を受理したときは、担当者が当該書類を十分に点検して証明件名簿に記載し、主管課長又は所長の確認を経て速やかに証明を与えるものとする。ただし、証明の内容が特殊なものであるときは、2通提出させ、1通は控えとしてこれを処理しなければならない。

(刊行物の編てつ)

第30条　紙文書の刊行物は、逐号編てつするものとする。

(文書発送の日計)

第31条　郵便により発送する文書の数を明らかにするため、文書収発日計表を作成し、即日これに収発文書の数を記入しなければならない。

(条例制定手続)

第32条　条例を制定し、又は改廃しようとするときは、主管課又は主管グループにおいて当該条例案に制定文を付し、決裁後総務課において市議会提案の手続をとらなければならない。

(条例の公布)

第33条　総務課長は、市議会議長から議決の旨の通知があったときは、その本文にそれぞれ公布文を付して起案し、市長の署名を得なければならない。

(規則の制定)

第34条　規則を制定しようとするときは、主管課又は主管グループにおいて当該規則案に公布文を付し、決裁の際に市長の署名を得なければならない。

(規程の告示)

第35条　規程を告示しようとするときは、決裁後その文書の市長名の次に、市長の職印を押印しなければならない。

(公告式の手続)

第36条　前3条の規定により市長の署名を得たとき又は市長の職印を押印したときは、上越市公告式条例(昭和46年上越市条例第25号)の規定による公告式の手続をとらなければならない。

(文書の整理の原則)

第37条　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常時に必要な処置ができるようにあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(文書の区分)

第38条　文書は、処理状況により次のとおり区分する。

(未処理文書及び常用文書の整理)

第39条　未処理文書及び常用文書のうち紙文書は、一定の場所に整理保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理及び成冊)

第40条　完結文書のうち紙文書は、処理経過、保存種別、認印等文書の体裁を確認した後、次の方法により整理し、成冊するものとする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、他の方法により整理することができる。

(電子文書の保存)

第40条の2　未処理文書、常用文書及び完結文書のうち電子文書は、文書管理システムその他総務課長が指定する方法により、文書の分類、保存種別等ごとに保存するものとする。

(保存種別及び保存期間)

第41条　文書の保存種別及び保存期間は、次のとおりとする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、この限りでない。

(保存期間の決定)

第42条　文書の保存期間は、法令その他に定めのあるもののほか、別に定める保存年限基準表により当該文書の決裁者又は専決者が決定するものとする。ただし、決裁を要しない文書にあっては、当該文書を所管する課長又は所長が決定するものとする。

(保存期間の変更)

第43条　文書の保存期間を変更しようとするときは、当該文書を所管する課長又は所長は、総務課長と協議しなければならない。

(保存期間の延長)

第43条の2　課長及び所長は、第41条第1項第1号に掲げる保存期間とした文書で、当該文書の保存期間が満了した後も引き続き保存を必要とするときは、その必要な限度において一定の期間を定め、総務課長と協議の上、保存期間及び保存期間が満了する日を延長することができる。

(書庫への格納)

第44条　完結文書のうち紙文書は、課内又はグループ内で保存するものを除き、完結年度及び保存種別ごとに文書保存箱に収納し、書庫に格納するものとする。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第45条　保存文書の閲覧及び借覧は、当該保存文書を所管する課又はグループの文書主任の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第46条　保存期間を経過した文書は、速やかに廃棄するものとする。この場合において、引き続き保存する必要があると認めるときは、第43条の規定により保存期間を変更し、又は第43条の2の規定により保存期間を延長するものとする。

(歴史的文書の保存)

第47条　総務課長は、前条第1項前段の規定にかかわらず、同項に規定する文書のうち歴史的価値があると認められる文書を当該文書を所管する課長又は所長から引き継ぎ、保存するものとする。

(文書の種類)

第48条　本市において作成する文書の種類及び性質は、次のとおりとする。

(文書の番号)

第49条　文書には条例、規則、告示、公告及び訓令にあっては、それぞれの番号簿による法規番号を、指令にあっては、指令番号を、往復文にあっては、文書管理システム(第12条第3号から第5号までに規定する文書にあっては、文書収発簿)による文書番号を総務課において付さなければならない。ただし、往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

(文書の記号)

第50条　前条に規定する文書番号には、本庁にあっては市名の首字及び主管課名の首字を、総合事務所にあっては市名の首字並びに総合事務所名及び主管グループ名の首字を冠して記号とする。ただし、本文の規定による記号だけではその所管を区別できないときは、総務課長が別に定める記号によるものとする。

(発信者名)

第51条　文書の発信者名は、原則として市長名とし、その下に所管する部課名又は総合事務所名及びグループ名を記載する。ただし、決裁文書中副市長、理事、会計管理者、部長、課長、所長又はグループ長の職責において必要とする発信文書は、副市長、理事、会計管理者、部長、課長、所長又はグループ長の職氏名とすることができる。

(文書の取扱いの特例)

第52条　室、機関(第2条第7号イに定める機関を除く。)、施設等における文書の取扱いについては、この規程に定めるところにより難いときは、総務課長の承認を得て別の取扱いをすることができる。

(税務課に係る総合行政ネットワーク文書の取扱い)

第53条　第8条、第9条及び第25条から第27条までの規定にかかわらず、税務課に係る総合行政ネットワーク文書の取扱いについては、別に定める。